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Politique de confidentialité PeopleCert

 

Cette politique présente la gestion et le traitement des données personnelles (« Données personnelles ») des clients et autres utilisateurs de nos services (« Utilisateurs », « vous »), ainsi que vos droits associés, par les sociétés du groupe PeopleCert, dont les bureaux se trouvent à Londres, au Royaume-Uni (121/122 Sloane Street, SW1X 9BW), à Nicosie, à Chypre (40 Themistokli Dervi Street, 1066) et à Athènes, en Grèce (3 Korai Street, 10564) (ensemble « PeopleCert » ou « nous »). Cette politique s’applique aux produits et services PeopleCert, y compris les sites web gérés par PeopleCert. Votre vie privée est extrêmement importante pour nous et nous nous engageons à vous offrir une expérience sécurisée et sans problèmes lorsque vous visitez nos sites web et utilisez nos services.

 

1. Comment nous recueillons et utilisons vos données personnelles
Nous sommes susceptibles de recueillir et traiter vos données personnelles uniquement comme indiqué dans cette politique, pour les raisons indiquées ci-dessous. Nous traitons les données personnelles dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation de nos intérêts légitimes à fournir des certifications et services associés, à l’exécution de nos contrats avec vous et, dans certains cas, selon votre consentement explicite.

 

a. Services de certification

PeopleCert fournit des services d’examen et de certification ( « Services de certification ») en tant qu’organisme de certification et institut accrédité d’examen. Nous pouvons recueillir vos données personnelles (y compris vos noms, prénoms, adresse mail, numéro de téléphone, date de naissance, photo d’identité, enregistrement audio et vidéo des sessions d’examen et autres informations) afin de confirmer votre identité, délivrer des examens et nous assurer de la validité du processus de certification. Certaines données personnelles doivent être collectées selon nos procédures afin de vous fournir des services de certification, et d’autres données personnelles sont recueillies afin de vous fournir une expérience positive.


PeopleCert utilise vos données personnelles pour fournir des services de certification. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins de recherche et développement internes ou du contrôle de la qualité, et des extraits de copies d’examen anonymisées peuvent être publiés dans du matériel de préparation aux examens. Dans le cadre de la fourniture des services de certification, nous créons des données personnelles supplémentaires, y compris des résultats d'examen. Les enregistrements des sessions d’examen sont conservés pendant un (1) an afin de fournir une trace de l’intégrité de l’examen.

Certains de nos services de certification sont proposés en coopération avec (i) des organisations (y compris des autorités publiques) qui fournissent le contenu des examens ou autorisent les examens d’une autre manière ( « Propriétaires de tests ») et/ou (ii) des organisations autorisées et approuvées par PeopleCert pour la fourniture de services de certification ( « Partenaires »). Certains partenaires autorisés peuvent également fournir des services de formation liés aux certifications PeopleCert. Nous pouvons partager vos données personnelles avec ces propriétaires de tests et partenaires dans la mesure nécessaire afin de vous fournir des services de certification. Nous demandons aux propriétaires de tests et partenaires de se conformer à la loi sur la protection des données mais nous ne sommes pas directement responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité. Pour toute information sur ces pratiques, merci de vous référer aux politiques de confidentialité des partenaires et propriétaires de tests liés à votre examen (nos sites web contiennent des informations concernant les propriétaires de tests) dont vous utilisez les services.
PeopleCert conserve un registre comprenant toutes les informations des personnes accréditées. En tant qu'organisme de certification du personnel et institut d'examen accrédité, nous exploitons un service de vérification des certificats ("CVS") accessible au public via nos sites Web www.peoplecert.org, www.languagecert.org et www.languagecert.gr. Le CVS permet aux utilisateurs et aux tiers (par exemple les employeurs) de confirmer l'authenticité et l'exactitude de tout certificat PeopleCert en saisissant le numéro de série du certificat concerné.

 

b. Services de certification – Assistance

PeopleCert fournit des services de certification en coopération avec un vaste réseau de partenaires et autres organisations et particuliers, notamment des formateurs, des surveillants d'examen, des interlocuteurs, des superviseurs, des correcteurs et des évaluateurs, des gestionnaires de centres de test avancés (ATCM), des auditeurs et autres. Nous recueillons les données personnelles des personnes fournissant ces services d'assistance (« personnel de certification ») afin de garantir la qualité et la sécurité des examens, y compris le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, le sexe, les informations relatives à l'emploi (par exemple, le rôle et l'expérience de PeopleCert), la nationalité, la langue maternelle, pièce d'identité avec photo, enregistrements vidéo et audio des sessions d'examen et autres informations. Lors du recrutement de nouveaux personnels de certification, nous recueillons ces informations en partie via la plateforme de recrutement en ligne Workable. Les données sont conservées pendant cinq (5) ans à compter de la fin de notre relation avec le personnel de certification (ou d'une candidature infructueuse du personnel de certification).

Nous utilisons les données personnelles du personnel de certification pour fournir des services de certification et pour gérer nos relations avec le personnel de certification et les entités qui l'emploient. Nous pourrions divulguer les données personnelles du personnel de certification aux propriétaires de tests dont les examens sont réalisés par le personnel de certification.

 

c. Surveillance en ligne

PeopleCert propose en option des examens par le biais des services PeopleCert Online Proctoring (OLP), pour les utilisateurs qui souhaitent passer un examen en ligne à l'heure et à l'endroit de leur choix (c'est-à-dire depuis n’importe quel endroit avec un accès à Internet). PeopleCert Online Proctoring connecte les utilisateurs via une webcam directement à un surveillant autorisé de PeopleCert (invigilator), qui les guide tout au long de l'examen et surveille la session d'examen.
Le service OLP comprend les enregistrements photographiques suivants des sessions d'examen et des candidats à l'examen (« Candidats ») :

  • Nous enregistrons les sessions d’examen (vidéo, son et bureau de l’ordinateur de l’utilisateur), pour assurer sa sécurité et son intégrité. Les enregistrements des sessions d’examens sont conservés pendant un (1) an pour fournir un enregistrement de l’intégrité de l’examen.
  • Pour certains examens OLP, nous pouvons, après en avoir informé le candidat, prendre une photographie du candidat à des fins d'identification et d'inclusion dans le relevé de résultats de l'examen (qui peut être partagé avec des tiers comme expliqué au paragraphe 3 ci-dessous). Les photographies sont conservées conformément à notre politique de conservation dans les registres des résultats de l'examen de PeopleCert .

 

d. Compte en ligne

Tous les candidats aux examens PeopleCert (et dans certains cas d'autres utilisateurs) doivent avoir un compte en ligne (« Compte PeopleCert »), qui est créé et accessible via le site Web de PeopleCert. Les utilisateurs peuvent également créer volontairement un compte. Votre compte contient tout ou partie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, et vous permet d'utiliser plus facilement nos services. Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment en envoyant un courriel à dataprotection@peoplecert.org, bien que cela puisse réduire notre capacité à vous fournir des services. Nous pouvons être amenés à conserver certaines données personnelles après la suppression du compte pour assurer le fonctionnement des services de certification.

 

e. Service client

PeopleCert propose une assistance client aux utilisateurs 24h/24, 7j/7 (à la fois pour les établissements et les candidats individuels), via email, téléphone et chat. Les appels téléphoniques et chats peuvent être enregistrés à des fins de formation et de supervision et afin d’améliorer nos services. Les enregistrements téléphoniques sont conservés jusqu’à quinze (15) jours, et les chats et emails sont conservés pendant un (1) an.

 

f. Fournisseurs

Nous recueillons des données sur les fournisseurs de biens et de services afin de gérer nos relations avec ces derniers. Ces informations peuvent inclure les données personnelles des représentants des fournisseurs.

 

g. Communications marketing

Si vous avez choisi de recevoir des communications marketing de PeopleCert, nous pouvons occasionnellement vous contacter par différents moyens (par exemple, par e-mail, SMS, téléphone) pour vous informer des nouveaux produits et services de PeopleCert, et autres nouveautés de PeopleCert. Les partenaires et les propriétaires de tests ne sont pas autorisés à utiliser vos données personnelles à des fins de marketing ou à des fins similaires, sauf si vous avez donné votre consentement spécifique. Vous avez la possibilité de vous retirer de ces communications à tout moment, en utilisant les liens « se désabonner » dans les communications ou en nous contactant à l'adresse suivante dataprotection@peoplecert.org.

 

h. Enquêtes

De temps en temps, PeopleCert peut mener des enquêtes, des sondages et des initiatives similaires (« Enquêtes »), pour demander des informations aux utilisateurs afin de nous aider à améliorer nos produits, services et pratiques d'exploitation. La participation aux enquêtes est toujours volontaire, et les données personnelles fournies dans les réponses aux enquêtes resteront toujours strictement confidentielles. Les résultats des enquêtes peuvent être agrégés et rendus anonymes, et ces informations anonymes peuvent être partagées avec des tiers.

 

i. Cookies, Analytics et publicité personnalisée

PeopleCert utilise des cookies sur ses sites web afin d'optimiser l'expérience utilisateur, de renforcer la sécurité et de lutter contre les activités web frauduleuses et/ou malveillantes. Ces cookies contiennent des informations sur votre statut de connexion. Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur pour refuser ou limiter les cookies. Toutefois, si vous n'acceptez pas les cookies, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines parties de nos sites web.
Nous utilisons également Google Analytics pour améliorer le contenu et les fonctions de nos sites Web et de nos services d'examen en ligne (en recueillant des informations sur la manière dont les visiteurs utilisent ces services), ainsi que le service Google AdWords pour vous proposer des publicités personnalisées correspondant à vos intérêts et préférences. Google collecte de manière anonyme des informations telles que l'âge, le sexe, la localisation géographique, les pages Web consultées et les visites sur d'autres sites Web, notamment à l'aide de cookies. Vous pouvez gérer les préférences en matière de cookies par le biais de votre compte Google, en accédant aux paramètres du compte Google et en modifiant vos préférences. Pour refuser d'être suivi par Google Analytics, vous pouvez installer le module complémentaire du navigateur correspondant disponible à l'adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

2. Services aux enfants
Lorsque les utilisateurs de nos services sont âgés de moins de 16 ans, nous demandons l’autorisation du traitement des données personnelles à la personne ayant la responsabilité parentale de l’enfant.

3. Divulgation de données personnelles à des tiers
Nous ne vendons jamais vos données personnelles ni ne les divulguons à des tiers à des fins de marketing (si les propriétaires de tests dont vous passez les examens vous proposent d'autres services, il leur incombe de se conformer à la législation applicable en matière de protection des données - voir le paragraphe 9 ci-dessous).

Nous pourrions divulguer des données personnelles à des tiers dans les circonstances suivantes :

  • si nous avons obtenu votre consentement pour le faire
  • dans le cadre des services de certification, notamment :
    • le partage avec les propriétaires d'examens, comme décrit aux paragraphes 1.a et 1.b.
    • pendant les sessions d'examen, par le biais de contacts entre le personnel de certification et les candidats
  • en publiant vos résultats d'examen :
    • dans le cadre du CVS décrit au paragraphe 1.a
    • au partenaire chez qui vous avez passé votre examen, pour qu'il les partage avec vous.
    • à la demande de votre employeur ou d'une autre personne ou entité qui a réservé un examen en votre nom (directement ou via un partenaire).
  • aux fournisseurs de services de PeopleCert, avec des accords appropriés pour garantir que les données personnelles sont utilisées uniquement pour ces services et conformément à la présente politique de confidentialité.
  • lorsque nous y sommes contraints par la loi ou par une ordonnance du tribunal, ou lorsque nous y sommes invités par une autorité réglementaire ou gouvernementale légalement autorisée à demander une telle divulgation
  • si vous êtes soupçonnés d'avoir commis une fraude lors d'un examen ou si une enquête est ouverte à votre sujetsi cela est nécessaire pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de PeopleCert, de ses partenaires commerciaux ou des propriétaires d'examens.

 

4. Conservation des données personnelles
Lorsque la conservation des données personnelles est exigée par la loi, PeopleCert se conforme aux périodes de conservation requises. Dans d'autres circonstances, PeopleCert conserve les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les objectifs commerciaux énoncés ci-dessus. Pour certaines circonstances spécifiques, des périodes de conservation plus courtes sont spécifiées dans la présente politique.

5. Transfert transfrontalier
Nous respectons la loi sur la protection des données dans tous les pays où nous exerçons nos activités, y compris les lois de l'Union européenne. Nous pouvons transférer des données personnelles au-delà des frontières conformément à la loi applicable. Lorsque nous transférons ou stockons des données personnelles de résidents de l'UE en dehors de l'Espace économique européen, nous le faisons conformément aux lois applicables en matière de protection des données de l'UE et de ses États membres.

6. Droits concernant vos données personnelles
Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les corriger ou de les supprimer. Toutefois, vous reconnaissez et acceptez qu'en cas de suppression de certaines données personnelles, la validation des certificats et d'autres services fournis par PeopleCert peuvent ne pas être disponibles. En vertu de la législation européenne, vous avez certains droits à la restriction du traitement de vos données personnelles, au retrait du consentement au traitement et à la portabilité de vos données personnelles à d'autres fournisseurs de services. Pour exercer ces droits, veuillez envoyer un email à dataprotection@peoplecert.org.

7. Sécurité et intégrité des données
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre toute utilisation, accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Ces précautions comprennent des procédures physiques, électroniques et de gestion conformes aux normes internationales de sécurité de l'information ISO 27001 et Cyber Essentials.

 

8. Achats en ligne
PeopleCert propose des produits, des examens et des services en ligne. Les paiements sont traités de manière sécurisée par nos processeurs de paiement sélectionnés. PeopleCert ne stocke aucune information sur les cartes de crédit ou de débit. Ces informations sont fournies en toute sécurité par les utilisateurs directement à nos processeurs de paiement au moment de l'achat. Pour assurer la sécurité des achats électroniques, PeopleCert se conforme à la norme PCI-DSS (Payment Card Industry - Data Security Standard).

9. Services et sites tiers
PeopleCert fournit des services de certification en coopération avec des propriétaires de tests et des partenaires (voir section 1.a ci-dessus), et les sites Web de PeopleCert contiennent des liens vers des sites Web de tiers. PeopleCert n'est pas responsable des pratiques de confidentialité ou du contenu des services et sites web de tiers. Pour des informations sur les pratiques de confidentialité d'autres organisations, vous devez vous référer aux politiques de confidentialité de ces organisations.

10. Modifications de la politique
Nous pouvons réviser cette politique pour prendre en compte des changements dans les produits PeopleCert ou la loi, ou pour d'autres raisons. Si nous apportons un changement important à cette politique, nous vous en informerons par email. Vous serez lié par toute modification de la présente politique lorsque vous utiliserez les services de PeopleCert lorsque nous vous aurons fourni une notification de ces modifications.

 

11. Questions et réclamations
Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la présente politique ou vos données personnelles que PeopleCert détient, merci d’envoyer un email à dataprotection@peoplecert.org. Vous avez également le droit de faire une réclamation auprès des autorités de protection des données de votre pays concernant le traitement de vos données personnelles, dans la mesure prévue par la loi applicable (par exemple, le règlement général sur la protection des données de l'UE ou les lois pertinentes sur la vie privée d'autres pays).